Как учитывать переводы в бюджете и отчетах

Судя по вопросам, которые начинают поступать от пользователей в связи с новой функцией учета переводов/обменов, пора дать некоторые инструкции и советы :).

Для начала хочу всех направить в справку, раздел Работа с программой -> Элементы интерфейса -> Фильтр выбора типов данных, чтобы ознакомиться на примере с тем, как вообще учитывается перевод/обмен в отчетах/бюджетах в общем случае и при некоторых настройках, сколько расходов из одного перевода может получиться, где «ставить галочки» и т.п.

Далее я для краткости буду везде писать «Перевод», подразумевая, что и учет обменов валют работает полностью аналогично.

Общая схема

Переводы можно разделить на две группы:

1. Требующие учета, как доходы или расходы (например, перечисление денег с партнерского счета на свой – как доход или выплата ипотеки – как расход и т.п.). Для каждого пользователя ситуации свои, придется немного подумать, какие именно. Для многих, возможно, и вовсе нет такой потребности (тогда можно пропустить все дальнейшее описание).

2. Не требующие такого учета, например, стандартная операция снятия денег в банкомате на текущие нужды.

Со второй категорией все просто – все такие переводы проводятся по статье «Переводы», которая проставляется по умолчанию для всех переводов.

С первой категорией, чтобы получить грамотный учет в бюджетах и отчетах, нужно «поработать». А именно, правило такое:

Перевод должен проводиться по подходящей для него статье

Идея очень проста: если все переводы будут проводиться по статье «Перевод» (как происходит по умолчанию), как в отчете мы сможем отделить выплату по кредиту от снятия денег в банкомате? Никак. Поэтому для выплат по кредиту заводим статью «Ежемесячный платеж по кредиту» и «Досрочное гашение кредита», для откладывания денег в резервный фонд «Сбережения в резервный фонд» и т.п.

Удобно данные статьи заводить в одной папке (в справочнике статей доходов/расходов), например, «Переводы», чтобы легче было их найти, когда возникнет необходимость добавлять статьи переводов в отчеты и бюджеты.

Учет

И теперь, создавая перевод для выплат по кредиту, в карточке перевода вместо «Перевод» выбираем статью «Ежемесячный платеж по кредиту», «Сбережения в резервный фонд» и т.д. Аналогично для всех остальных переводов, которые мы хотим для себя выделять в отчетах и бюджете, используем специально созданные статьи.

Возможно, понадобится поменять статью и в ранее созданных переводах. Для этого обычно удобно выделить счет, по которому проводятся такие переводы, нажать F5, откроется список операций по счету, в котором как раз будут присутствовать данные переводы. Далее открываем их и правим в нужном месте.

Бюджет и отчеты

После того как мы выяснили, как правильно учитывать переводы, переходим к наиболее важной части, а как «заставить» их появиться в бюджете и отчетах в нужных местах?

Как Вы справедливо догадываетесь, здесь тоже нужно будет «немножко поработать» и подредактировать бюджеты и сохраненные отчеты.

Чтобы не «сломать» в процессе настройки уже существующие бюджеты и отчеты, я рекомендую сначала сделать копию, и в ней уже изменять настройки. Например, хотим внести правки в бюджет «Месячный». Сделаем копию этого бюджета, например, «Месячный 2», в нем меняем настройки, структуру бюджета и т.п. Если получилось – отлично, есть новый, более подходящий бюджет. Если не получилось – без сожалений его можно удалить, ведь старый бюджет по-прежнему есть в списке целый и невредимый J.

Также можно «тренироваться»  на тестовой базе данных.

Итак, пусть мы хотим в бюджете и отчетах учитывать выплаты по кредиту. Как мне кажется, этот случай наиболее часто встречается и легко понимаем. Если будут вопросы по учету более «хитрых» случаев, задавайте их в комментариях, будем разбираться.

Для этого у нас в программе уже есть (ясно, что у Вас могут быть другие названия, мысленно подставляйте свою ситуацию):

  1. Счет «Кошелек», с которого производится перевод (гашение кредита) на
  2. Счет в банке «Счет по кредиту».
  3. Статьи для переводов: «Ежемесячный платеж по кредиту» и «Досрочное гашение кредита»
  4. Платежи (переводы), проведенные по этим статьям.

Открываем бюджет, переходим на вкладку «Расходы». Добавляем бюджетную группу (крайняя кнопка слева), называем ее, например, выплаты по кредиту:

Теперь в эту группу нужно добавить статьи, которые будут учитываться в бюджете. Нажимаем кнопку выбора статьей (вторая кнопка слева) и выбираем две необходимые:

Они появились в бюджете:

Но почему-то расходов по ним нет… Почему?

Да ведь мы забыли включить учет переводов в бюджете (по умолчанию по-прежнему в отчетах и бюджетах считаются только доходы и расходы). Поэтому переходим на первую вкладку «Настройки», справа появились две кнопки, переключающие вкладки. Нажимаем на нижнюю кнопку и переходим к выбору типов данных, которые будут учтены в бюджете. Ставим галочки рядом со всеми нужными операциями:

Теперь возвращаемся на вкладку расходов и видим, что переводы на гашение кредита стали учитываться в бюджете!

Процент выполнения программа не вычисляет, так как мы не задали план по этим бюджетным элементам, при необходимости это можно сделать.

Теперь «увидим» эти расходы и в отчетах. Аналогично, в настройках отчета нужно будет сделать два шага:

  1. На вкладке выбора типов данных выбрать «Переводы» (поставить галочки).
  2. При необходимости добавить нужные статьи или папки в фильтре отчета (если их там нет).

Получим нужную информацию (например, отчет «Доходы и расходы по статьям»)

П. С. Вообще говоря, не всегда нужно прибегать к проведению переводов по нужной статье, чтобы выделить их в отчетах. Иногда можно использовать фильтры счетов (автоматически в отчет попадут только переводы по данному счету), пользователей (только данный пользователь делает такие переводы),  организаций (только эти переводы проводятся по данной организации) и т.п.

Но в общем случае, подход со статьями более гибкий и понятный, и позволяет одновременно видеть разные переводы, разнесенные по статьям, а фильтры удобно использовать для дополнительной настройки.

twitter.com facebook.com vkontakte.ru odnoklassniki.ru mail.ru ya.ru rutvit.ru myspace.com technorati.com digg.com friendfeed.com pikabu.ru blogger.com liveinternet.ru livejournal.ru memori.ru google.com bobrdobr.ru mister-wong.ru yahoo.com yandex.ru del.icio.us
Комментариев: 1
  1. 2010-03-04 в 12:25:18 | MoneyTips – Личные финансы для каждого. Просто. Р | Russian Online Rel

    [...] Как учитывать переводы в бюджете и отчетах [...]

Оставьте комментарий!

Используйте нормальные имена. Ваш комментарий будет опубликован после проверки.

Если вы уже зарегистрированы как комментатор или хотите зарегистрироваться, укажите пароль и свой действующий email. При регистрации на указанный адрес придет письмо с кодом активации и ссылкой на ваш персональный аккаунт, где вы сможете изменить свои данные, включая адрес сайта, ник, описание, контакты и т.д., а также подписку на новые комментарии.

(обязательно)